fbpx

מה זה אוטומציה עסקית?

אוטומציה בעסקים היא היכולת להעברת מידע (כל סוג של מידע, תמונה, וידאו, קובץ) בין אפליקציה אחת לשנייה. סוג של חיבור כמו דבק בין אפליקציות שנמצאות בענן. כל החיבורים הללו נעשים בעזרת API . חיבור ישיר בין אפליקציות. 

שתי הפלטפורמות המובילות בעולם הן זאפייר ומייק

זאפייר היא הגדולה ביותר

והראשונה שהייתה בשוק אך היא יקרה יותר מ-מייק והיא פחות טובה לטעמי בתצוגת חזות המידע

לחץ לקבלת הצעה להטמעת אוטומציה עסקית באתר שלך

למה אוטומציה עסקית היא חובה בשנת 2025

  1. חסכון בזמן ומשאבים: תהליכים אוטומטיים חוסכים זמן עבודה ידני ומשחררים משאבים לטיפול במשימות מורכבות יותר. 
  2. שיפור דיוק ואיכות: אוטומציה מפחיתה את הסיכון לטעויות אנוש, במיוחד במשימות שחוזרות על עצמן, ומסייעת בשמירה על עקביות.
  3. הגדלת מעורבות לקוחות: באמצעות שליחה אוטומטית של תוכן מותאם אישית ללקוחות על סמך התנהגותם, אפשר להגביר את המעורבות שלהם.
  4. שיפור חווית לקוח: אוטומציה מסייעת ללקוחות לקבל תשובות מהירות, תוכן מדויק ושירות מותאם אישית, מה שמוביל לשביעות רצון גבוהה יותר.
  5. מעקב ואנליזה משופרים: אוטומציה מאפשרת לאסוף נתונים בצורה מקיפה ואוטומטית, מה שמקל על ניתוח תהליכים ושיפורם.

למי מתאימה אוטומציה עסקית?

אוטומציות עסקיות מתאימות לכולם!! אין ארגון עסקי שלא יכול לשפר תוצאות בעזרת אוטומציה עסקית.

עסקים קטנים, עסקים בינוניים וחברות ענק (Enterprise), כולם מסתייעים באוטומציה עסקית היות והיא חוסכת זמן וכסף רב. 

מקובל לחשוב שככל שהארגון גדול יותר ובעל מגוון רב יותר של מערכות לתפעול הצורך לאוטומציה עסקית גדל. זה נכון אך לעיתים אוטומציה בעסקים קטנים היא ממש  GAME CHANGER היות והיא נותנת פתרונות שלא היו אפשריים בעבר ובנוסף היא חוסכת בכוח אדם שהוא החלק הכי משמעותי בעסק קטן.

דוגמא לאוטומציה מורכבת בארגון גדול.

עסקית בארגון גדול

איך עובדת אוטומציה?

לכל אוטומציה לעסקים יש 2 חלקים . טריגר – החלק שאומר מה צריך לקרות כדי שתתחיל הפעולה. לדוגמא אם מתקבל ליד במערכת.

והחלק השני זה אקשיין- מה אתה רוצה שיבוצע.

הנה דוגמא לאוטומציה הכי פשוטה שיש. שלח לי מייל על כל רכישה שמתרחשת בפועל באתר שלי דרך ווקמרס.

כלים לאוטומציה של תהליכים עסקיים:

  1. 1. Zapier: אחד מהכלים הפופולריים ביותר לאוטומציה של תהליכים עסקיים. מאפשר לחבר בין מגוון אפליקציות וכלים ללא צורך בקוד כדי לבצע פעולות אוטומטיות בין מערכות שונות.
  2. 2. Integromat (Make): פלטפורמה מתקדמת לאוטומציה של תהליכים עסקיים, המאפשרת בניית תהליכי עבודה מותאמים אישית בין אפליקציות שונות.
  3. 3. Microsoft Power Automate: פלטפורמה של מיקרוסופט שמאפשרת אוטומציה של תהליכים פנימיים בארגון, שילוב עם כלי Office 365 ואפליקציות נוספות.

איך נראה תהליך אוטומציה אצלנו?

 

  1. 1. הבנת הצרכים והגדרת המטרות:

    השלב הראשון הוא להבין את המטרות העסקיות של האוטומציה ומהם התהליכים שאותם תרצו לאוטומט. יש לחשוב על תהליכים שחוזרים על עצמם לעיתים קרובות או מצריכים עבודה ידנית רבה, כמו:

    • שליחת מיילים אוטומטיים ללקוחות פוטנציאליים
    • ניהול לידים ומכירות
    • עדכון מערכת CRM באופן אוטומטי
    • ניהול מלאי ותזכורות לספקים

    שאלות שעוזרות בשלב זה:
    א. אילו תהליכים ניתן לשפר באמצעות אוטומציה?
    ב. מהי המטרה העיקרית של התהליך (חיסכון בזמן, שיפור יעילות, הקטנת טעויות)?
    ג. אילו כלים ומערכות כבר בשימוש שצריכות להשתלב בתהליך?

2. תכנון תהליך האוטומציה

בשלב הזה, יש לתכנן את תהליך העבודה האוטומטי. כדאי לשים לב לרצף הפעולות, כולל אילו טריגרים יפעילו את התהליך ומה יהיו הפעולות הבאות לאחר מכן.

דוגמה לתהליך כזה:

  1. לקוח משאיר פרטים בטופס באתר (טריגר).
  2. הנתונים נשלחים אוטומטית ל-מערכת CRM (פעולה).
  3. נשלח מייל תודה ללקוח (פעולה).
  4. מתבצע עדכון מעקב בלוח משימות לעובדי החברה (פעולה נוספת).

3. יצירת אינטגרציות בפלטפורמת Make

בשלב זה מתחילים לעבוד בפלטפורמת Integromat (Make) וליצור את ה”תסריט” או “Scenario” של האוטומציה. זהו התהליך שבו תוגדר סדרת חיבורים בין אפליקציות שונות שיבצעו את האוטומציה.

שלבים בבניית תסריט:
א. בחירת טריגר (Trigger):
כל תסריט מתחיל מאירוע שמפעיל אותו. זה יכול להיות מילוי טופס, קבלת מייל או שינוי במערכת.

ב. חיבור לאפליקציות חיצוניות:
Integromat תומך במאות אפליקציות כמו Google Sheets, Mailchimp, HubSpot, וכו’. כל אפליקציה יכולה לבצע פעולות שונות בתהליך האוטומציה.

ג. הגדרת פעולות (Actions):
לאחר הפעלת הטריגר, המערכת תבצע את הפעולות הנדרשות, כמו שליחת מיילים, עדכון מאגרי נתונים, שליחת הודעות למשתמשים וכדומה.

ד. חיבור בין מודולים (Modules):
מודולים בפלטפורמת Make מחברים בין האפליקציות והטריגרים כדי ליצור רצף פעולות לוגי. לדוגמה, אחרי שנשלח מייל ללקוח, אפשר להוסיף מודול שיבדוק אם הלקוח פתח את המייל ויפעל בהתאם.

ה. תנאים והחלטות (Filters and Routers):
אפשר להוסיף מסננים ותנאים בתוך התהליך כדי לשלוט בפעולות שיתבצעו. למשל, רק אם לקוח עונה על קריטריונים מסוימים (כמו סיום רכישה), תבוצע פעולה מסוימת.

4. בדיקות והתאמות

לאחר בניית התסריט, יש לבדוק את האוטומציה בפועל ולוודא שהכל עובד בצורה חלקה.

רצוי לבדוק כל שלב בנפרד ולהפעיל את התהליך כמה פעמים עם נתונים אמיתיים או דמיוניים כדי לוודא שכל המודולים והתנאים פועלים כמתוכנן.
אם יש בעיות, יש לבצע התאמות נוספות באוטומציה ולהמשיך לבדוק עד לקבלת תוצאות משביעות רצון.

5. אופטימיזציה ושיפור מתמשך

כמו בכל תהליך, חשוב לחזור לתסריטים אחרי פרק זמן מסוים ולבדוק אם יש צורך לשפר או לעדכן אותם בהתאם לשינויים בתהליכי העבודה או בצרכים העסקיים.

ניתן להוסיף פעולות נוספות כדי לשפר את האוטומציה, להכניס מסננים ותנאים מתקדמים יותר, או לחבר אפליקציות חדשות.6. תחזוקה ומעקב

יש לעקוב אחרי הביצועים של התהליך האוטומטי ולוודא שהוא מתפקד כראוי לאורך זמן. בפלטפורמת Make ניתן לראות לוגים ודוחות ביצועים כדי לזהות תקלות או בעיות בתהליך.

 

 

מילון מושגים בסיסי במייק

1. אופרציה עסקית

אופרציה היא פעולת העברת מידע מקצה לקצה . כלומר או העברת דאטה של תמונות או מידע. יש לכל חשבון הגבלה לפי התוכנית ששילמת מה הגודל של האופרציה שאתה יכול לבצע מבחינת גודל הקבצים.

2. טריגר ואקשן

טריגר הוא מה שמפעיל את האוטומציה. אקשיין היא סך כל הפעולות שקורות ומתרחשות אחריי הטריגר הראשוני

ROUTER .3

ראוטר מאפשר לפצל את מעבר המידע ליותר מאפליקציה אחת . מה שאומר שאותו מידע אפשר לשלוח למספר לא מוגבל של אפליקציות.

Mapping . 4

“מיפוי” (Mapping) מתייחס לתהליך שבו אתה מחבר נתונים ממודול אחד למודול אחר באוטומציה. כלומר, כאשר אתה רוצה להעביר נתונים בין שלבים שונים בתהליך האוטומטי, אתה מבצע מיפוי של שדות מסוימים (כמו שם, כתובת דוא”ל, תאריך וכו’) כדי לוודא שהמידע מועבר נכון למודול הבא.

Data Store. 5

  מקום אחסון בתוך מייק לשמירת נתונים לשימוש מאוחר יותר בתסריטים.

Iterator .6

מודול המאפשר לעבור על רשימה של פריטים ולבצע עליהם פעולות חוזרות

Module .7

יחידת פעולה בתוך תסריט המבצעת משימה ספציפית, כמו שליפת נתונים מאפליקציה או שליחתם לאפליקציה אחרת

Scenario .8

תהליך אוטומציה המורכב ממספר מודולים המחוברים יחד לביצוע משימה מסוימת

Aggregator .9

. מודול המאפשר לאסוף נתונים ממקורות שונים ולשלבם ליחידה אחת

יש אגרגטורים מיוחדים לטקסט , למספרים ואגרגטור למערכים

10. Blueprint

חשוב על  BLUEPRINT כמו על עיצוב מסוים שעשית בעבר ואתה רוצה שוב להשתמש בו כעת או בעתיד. 

עיצוב זה  מראה מה צריך להיות מתוכנן, ומהם החומרים / Specifications הנדרשים עבור כל חלק בעיצוב.

ב-Make, ה-Blueprint הוא טמפלט של ה-Automation שלך (ה-Design) שמכיל את ה-Configurations וה-Functions עבור כל אחד מה-Modules שלך שמרכיבים את ה-Scenario שבנית קודם.

באמצעות תבנית Blueprint ניתן לשתף תרחישים עם אחרים שמחוץ לארגון שלך.תחשוב על זה כאילו אתה אומר: “יש לי תרחיש שהייתי רוצה לשתף עם חבר, אבל אנחנו לא באותו ארגון.”

במקום ליצור תבנית ציבורית, אפשר לשלוח תבנית Blueprint. התבנית הזו תאפשר לך לייצא את התרחיש, לשלוח אותו לחבר שלך, והוא יוכל לייבא אותו וליצור גרסה משלו.

יתרונות נוספים כוללים הורדה של תרשים של התרחיש שלך לאחסון לא מקוון

***צריך לזכור שאחרי שמעתיקים Blueprint צריך לחבר את כל החיבורים מחדש ליוזר הנוכחי. אם לא נחבר הסצנריו שהעתקנו לא יעבוד!

MAKE-המדריך המלא לאוטומציה עסקית ב

:נסתכל על האוטומציה הבאה

 הלקוח משאיר פרטי ליד באתר על ידי טופס של אלמנטור

2. אם נסתכל בראוטר וננתח את סדר הפעולות מלמעלה למטה (למרות שהכל קורה במקביל), נראה כי פרטי הליד נשמרים כגיבוי גם בגוגל שיט.

3. פרטי הליד מגיעים לאוריגמי, שם מבוצע חיפוש לראות אם יש כזה ליד:

  • אם הליד קיים, מעדכן את הליד הקיים.
  • אם הליד לא קיים, מוסיף ליד חדש.

4. מוסיף את פרטי הליד לרשימת הטלפונים של גוגל קונטקטס.

5. יורה המרה בגוגל ומוסיף את הלקוח לקהל של לקוחות שהתעניינו.

6. יורה המרה לפייסבוק ומוסיף את הלקוח לרשימת לקוחות שהשאירו ליד.

7. שולח ללקוח לינק למילוי הצרכים שלו.

8. שולח ללקוח הודעת וואטסאפ עם תודה שפנה אלינו ומסר מותאם.

רוצים לראות דוגמא על הטמעת אוטומציה עסקית לאתר קורסים? המשיכו לבלוג.